Kun asut taloyhtiössä, jota isännöi Isännöinti Kauvanto, henkilötietojasi käsitellään huolellisesti ja lainmukaisesti. Tietoja kerätään palveluiden järjestämistä ja lakisääteisiä velvoitteita varten.
Tietosi säilytetään Domus-isännöintijärjestelmässä ja lukituissa, valvotuissa tiloissa. Sinulla on oikeus tarkistaa omat tietosi, pyytää niiden korjaamista tai poistamista, ja voit vastustaa tietojesi käyttöä tietyissä tilanteissa.
Isännöinti Kauvanto tuottaa isännöintipalveluita asunto-osakeyhtiöille, ja käsittelemme näiden yhtiöiden osakkaiden ja asukkaiden henkilötietoja asiakkuuteen liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi. Tietosuoja on meille tärkeä osa vastuullista palvelua, ja huomioimme sen kaikessa toiminnassamme.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Isännöinti Kauvannon asiakaspalveluun joko puhelimitse numerossa 040 721 4000 tai sähköpostitse osoitteessa [email protected].
Isännöintipalvelun tuottamisen yhteydessä henkilötietoja kerätään kolmeen eri käyttötarkoitukseen. Osakeluettelon pitäminen ja velvollisuus kerätä tietoja osakkaiden tekemistä muutostöistä (remonttirekisteri) perustuvat asunto-osakeyhtiölakiin. Asukasluettelon ylläpitäminen perustuu taloyhtiön oikeutettuun etuun. Pidämme yllä asukasluetteloa, jotta voimme järjestää asukkaille asumiseen liittyviä palveluita, kuten saunavuorot, autopaikkojen vuokrauksen sekä ovenavaukset tarvittaessa.
Osakeluettelo: omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus).
Remonttirekisteri: osakkaan nimi, osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Asukasluettelo: asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot
Kerätyt henkilötiedot saamme yhtiömme osakkailta ja asukkailta itseltään, ja niitä päivitetään viranomaislähteistä, kuten maanmittauslaitokselta tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.
Osakeluettelon ja remonttirekisterin tietoja säilytämme asunto-osakeyhtiölain määrittämän ajan. Asukasrekisterin henkilötietoja säilytämme niin kauan, kun asukas tai osakas asuu taloyhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Henkilötietoihin on pääsy Isännöinti Kauvannon henkilökunnalla, kirjanpitäjällä ja tilintarkastajalla heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Tietoja voidaan lisäksi siirtää perintätoimistolle taloyhtiön vastike- tai muiden saatavien perintää varten. Tarvittaessa tietoja voidaan luovuttaa myös talon asukkaille, osakkaille tai viranomaisille lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisteröityjen yksityisyyttä ja tiedot pidetään salassa.
Isännöinti Kauvanto varmistaa, että sen hallussa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä isännöinti Kauvannon käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla (Domus isännöintiohjelma), jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa, paloturvallisessa ja hälytyssuojatussa tilassa.
Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää taloyhtiöltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.